Prendere decisioni aziendali: la “rimandite” è il tuo peggior nemico

Prendere decisioni è il motore che guida la crescita di un’azienda.
Ogni scelta, dalle più piccole operazioni quotidiane alle strategie di lungo termine, determina il successo o il fallimento di un’organizzazione.

Ma molte imprese cadono nella trappola della procrastinazione, rimandando decisioni strategiche per paura dell’incertezza o dell’errore.

Questo comportamento lo chiamo “rimandite”.

Sì, lo so.
Prendere decisioni è faticoso.
Ti fa sudare freddo, ti paralizza, ti fa venir voglia di fare qualunque altra cosa… anche riordinare la casella email.

Ma sai qual è il problema?

Mentre tu ci pensi e ripensi, i tuoi concorrenti si muovono.
E tu?
Rischi di restare bloccato nella comfort zone della procrastinazione, convinto che “aspettiamo ancora un po’”.
Rimandando all’infinito, sperando che il tempo risolva tutto.

Ma non lo farà.
Se c’è una cosa certa è questa: non decidere è già una decisione.

E quasi sempre è la peggiore.

Come esseri umani, lo hanno anche dimostrato dei premi Nobel, non ci piace proprio cambiare. Il nostro ideale è quello di avere delle certezze e comportarci secondo queste certezze.

Siamo spinti a cambiare e fare qualcosa solo quando delle circostanze eccezionali distruggono queste certezze.

Il processo decisionale in azienda è uguale.
Rimandare una decisione può sembrare una scelta sicura, quasi prudente.
Un modo per “prendere tempo”, valutare meglio, ridurre il rischio.

Ma in realtà, è proprio questo temporeggiare che porta al rischio più grande: quello di perdere il controllo della situazione.

La “rimandite” non è solo un problema personale, è un problema strutturale delle organizzazioni.
Più un’azienda cresce, più le decisioni diventano complesse, coinvolgendo più persone, più dati e più variabili.

E più diventa facile rimandarle.
Ma il vero problema non è il tempo che si prende per decidere, quanto l’indecisione cronica che porta a immobilismo.

Nel mondo B2B, Viviamo tutti i giorni un livello di incertezza e di “necessità di correre” mai visto.
E non cambierà tra 3, 6, 24 mesi.
Anzi.
Ma ci sono aziende che riescono a navigare l’incertezza meglio di altre.

Perché?
Perché prendere decisioni è una competenza, non un’abilità innata.
E come ogni competenza, può essere migliorata con metodo e disciplina.

Rimandare troppo le decisioni non è solo un problema di efficienza.
Ha conseguenze reali, tangibili, che si riflettono su diversi aspetti dell’azienda, te ne dico alcune:

• Perdita di opportunità: Le occasioni di crescita hanno una finestra temporale limitata. Se aspetti troppo, qualcun altro agirà prima di te.
• Aumento dello stress e della confusione: Le decisioni rimandate continuano a pesare sulla mente, creando un clima di incertezza e riducendo la produttività.
• Effetto domino sulle altre scelte: Ogni decisione influenza altre scelte aziendali. Ritardarne una significa rallentare tutto il sistema.
• Mancata innovazione: Se un’azienda rimanda costantemente le scelte strategiche, rischia di restare indietro rispetto ai concorrenti più dinamici.
• Impatti economici diretti: Ritardare investimenti, assunzioni o ristrutturazioni può portare a costi più alti nel lungo periodo.

Se tutto questo ti suona familiare, è il momento di chiedersi se la tua azienda soffre di “rimandite” e come puoi intervenire.

Spesso si tende a giustificare il rinvio delle decisioni con motivazioni razionali: “dobbiamo raccogliere più dati”, “aspettiamo di vedere cosa fa il mercato”, “aspettiamo che la situazione si stabilizzi”.

Ma in molti casi, dietro queste frasi si nasconde semplicemente paura di decidere.

Ecco i cinque segnali chiave che indicano che stai procrastinando troppo (partendo dal più frequente):

1. Ti concentri su urgenze quotidiane e trascuri il resto. Perché “non ho tempo, devo correre”…
2. Ogni volta che arriva il momento di decidere, trovi un nuovo motivo per rimandare.
3. Aspetti “il momento perfetto”, ma non esiste mai un momento perfetto. Ci saranno sempre incertezze.
4. Ti blocchi perché temi di sbagliare, quando in realtà anche non decidere è una scelta… con conseguenze negative.
5. Continui a raccogliere dati, a fare ricerche, a valutare opzioni… ma non arrivi mai a una decisione concreta.

Se ti ritrovi in uno o più di questi punti, è il momento di affrontare il problema.

Prendere decisioni in azienda non significa sempre affrontare scelte della stessa natura.
Alcune decisioni sono di alto livello, altre operative.
Alcune richiedono visione strategica, altre una semplice valutazione tattica.

Capire questa distinzione è essenziale per migliorare il processo decisionale.
E dove devi assolutamente evitare di rimandare.

Esistono tre livelli di decisioni aziendali, ognuno con un impatto diverso sull’organizzazione:

• Decisioni strategiche: Sono quelle a lungo termine, determinano la direzione dell’azienda.
  Riguardano aspetti come nuovi mercati, investimenti, posizionamento competitivo. 
• Decisioni tattiche: Sono scelte a medio termine, legate alla gestione e all’ottimizzazione dei processi.
  Ad esempio, scegliere un nuovo software gestionale o riorganizzare un team commerciale rientra tra le decisioni tattiche.
• Decisioni operative: Sono decisioni quotidiane, necessarie per mantenere l’azienda in funzione.
  Ad esempio, stabilire l’ordine delle consegne, gestire turni di lavoro o risolvere problemi con un cliente.

Molte aziende si bloccano perché confondono questi livelli.
Se un manager tratta una decisione operativa come se fosse strategica, finirà per perdere tempo inutilmente.
E viceversa, se una decisione strategica viene trattata con leggerezza, si rischia di compromettere il futuro dell’azienda.

E sono le decisioni strategiche che sono più soggette alla rimandate…
Perché sono di lungo termine.
Hai mille occasioni e scuse per non affrontarle.

L’incertezza è inevitabile. Nessuna decisione può essere presa con il 100% delle informazioni disponibili.
Quindi, come gestire il rischio e l’incertezza?

Il primo passo è proprio questo: capire che non si avrà mai il 100% delle informazioni.

Attendere di avere tutti i dati possibili prima di muoversi è una trappola che porta solo a perdere tempo e opportunità.

I migliori leader e imprenditori prendono decisioni con le informazioni disponibili, non con quelle ideali.

Un altro errore comune è cercare una risposta giusta.

Non esiste la decisione giusta in assoluto, ma solo quella più efficace nel contesto attuale.
Ecco perché è fondamentale ragionare per scenari, valutando più alternative e preparandosi a gestire gli imprevisti.
Pianificare piani A, B e C consente di agire con sicurezza, anche in situazioni complesse.

Ma attenzione: pensare troppo a lungo non è una strategia, è un ostacolo.

Per evitare la classica paralisi da analisi, è importante definire limiti di tempo per ogni decisione. Impostare una scadenza aiuta a mantenere il focus e impedisce di rimandare all’infinito.
Senza un termine chiaro, le decisioni si trascinano e finiscono per essere prese solo quando è troppo tardi.

E ricordati che una decisione solida non si basa solo su numeri e dati.
I dati sono fondamentali, ma vanno sempre accompagnati dall’intuito, dall’esperienza e dalla comprensione del contesto.

Le migliori scelte aziendali nascono dall’equilibrio tra logica e visione strategica: se da un lato è importante analizzare i numeri, dall’altro bisogna saper leggere tra le righe e fidarsi anche delle proprie sensazioni.

Anche le aziende più esperte commettono errori nel processo decisionale.
Alcuni di questi errori sono sottili e difficili da riconoscere, ma hanno un impatto enorme sulle performance aziendali.

Ecco i più comuni:

1. Basarsi solo sull’opinione: L’intuizione è utile, ma senza dati e analisi può portare a scelte sbagliate. Molte aziende soffrono di questa malattia che chiamo l'”opinionite”
2. Rimandare per paura di sbagliare: Come abbiamo visto, la procrastinazione è uno dei peggiori nemici del business. Meglio prendere una decisione imperfetta oggi che una perfetta mai.
3. Farsi influenzare dalle emozioni: Rabbia, paura o entusiasmo possono distorcere la valutazione di una scelta. È fondamentale mantenere un approccio razionale.
4. Non coinvolgere il team: Le decisioni migliori si prendono quando vengono raccolte prospettive diverse. Ignorare il contributo del team può portare a scelte inefficaci.

Il segreto è essere consapevoli di questi errori e adottare strategie per evitarli.

Il rischio fa parte di ogni scelta aziendale.
Nessuna decisione è priva di conseguenze e, di solito, più è importante la decisione, maggiore è il rischio.

Ecco alcune tecniche per ridurre il rischio e rendere più efficaci le decisioni:

1. Matrice decisionale: Se hai più alternative, assegna un punteggio a ciascuna in base a criteri chiave (es. costi, impatto, fattibilità). Questo aiuta a confrontare opzioni in modo oggettivo.
2. Regola del 70%: Jeff Bezos ha introdotto questa regola per Amazon: se hai il 70% delle informazioni necessarie, è il momento di decidere. Aspettare di avere il 100% dei dati porta solo a perdere tempo.
3. Pre-mortem: Prima di implementare una decisione, chiediti: se questa scelta fallisce, quali saranno i motivi?
   Questo esercizio mentale aiuta a identificare debolezze prima ancora di agire.
4. Analisi Costi-Benefici: Prima di prendere una decisione, valuta i pro e i contro di ogni opzione. È un metodo semplice ma efficace per avere una visione chiara dell’impatto di ogni scelta.
5. Delegare quando serve: Non tutte le decisioni devono passare dal management.
   Creare un processo decisionale chiaro e delegare le decisioni operative ai team giusti aiuta a ridurre il carico decisionale e a velocizzare i processi.

Ma una tecnica che piace molto è la seguente.

E’una tecnica nata per prendere decisioni rapide e consapevoli.
Il metodo 10/10/10, è stato sviluppato dalla scrittrice Suzy Welch.
È un sistema semplice che aiuta a ragionare in prospettiva:

• Come mi sentirò riguardo a questa decisione tra 10 minuti?
• Come la vedrò tra 10 mesi?
• Quale sarà il suo impatto tra 10 anni?

Applicato alle decisioni aziendali, questo metodo permette di uscire dalla mentalità del “qui e ora” e valutare una scelta con maggiore lucidità.
Ad esempio:

Decidere se aumentare i prezzi di un servizio.
A breve termine potresti temere di perdere clienti, ma a lungo termine potrebbe migliorare la redditività dell’azienda.

Investire in una nuova tecnologia.
Il costo iniziale può sembrare elevato, ma a lungo termine potrebbe portare efficienza e vantaggi competitivi.

Ampliare il team commerciale.
Nel breve potrebbe sembrare un investimento rischioso, ma nel lungo periodo può accelerare la crescita del business.

Il metodo 10/10/10 aiuta a distaccarsi dalle emozioni del momento e a prendere decisioni più razionali.

A differenza delle grandi aziende, le PMI, spesso hanno meno risorse, meno dati a disposizione e meno margine d’errore. Tuttavia, hanno anche un vantaggio: possono essere più agili e rapide nel prendere decisioni.

L’ottimizzazione del processo decisionale nelle PMI non è un’opzione, ma una necessità. Senza un metodo chiaro, si rischia di rimanere bloccati in un loop di emergenze e decisioni reattive, senza una visione strategica chiara.

Alla fine, migliorare il processo decisionale è una questione di metodo.
Le aziende che prendono decisioni migliori non sono quelle che hanno meno problemi, ma quelle che hanno una cultura decisionale solida.

Ecco le migliori pratiche per rendere il processo decisionale più efficace:

1. Definire chiaramente gli obiettivi: Ogni decisione deve rispondere a una domanda chiara: qual è l’obiettivo finale?
2. Utilizzare modelli decisionali: Strumenti come quelli che abbiamo descritto prima.
3. Evitare il sovraccarico di informazioni: → Troppe informazioni possono rallentare il processo. Raccogli solo i dati essenziali.
4. Coinvolgere le persone giuste: Non tutte le decisioni devono essere prese da un solo leader. Creare un processo collaborativo può migliorare la qualità delle scelte.
5. Monitorare e adattare: Le decisioni non sono incise nella pietra.
   Valuta i risultati e adatta la strategia se necessario.

Ora che hai capito quanto è importante prendere decisioni tempestive e strategiche, è il momento di passare all’azione. Continuare a rimandare significa perdere opportunità, lasciare spazio ai concorrenti e restare bloccati nel circolo vizioso dell’incertezza.

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